アポ入れの極意〜効率のいいアポ入れの仕方、私の場合〜

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WEBライターのデブ子デラックスさん(@debu_52)から、アポ入れが難しい〜コツはあるんですか?と言う相談を受けたので、書いてみました!

何十件も取材に行かないといけない、けれどスケジュールに余裕はない。雑誌やガイドブックの仕事をしていたとき、そんなことがしょっちゅうありました。我流ですが、試行錯誤するうちにつかんだポイントはいろいろ。

効率の良いアポ入れのコツはあります!

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アポ入れする前にしておくこと

アポ入れは取材に行きたいお店に、順番に連絡していけばいいという訳ではありません!行く前にあらかじめスケジュールをたてておくことが大切です。

ステップ(1)

・取材に行くそれぞれのお店の位置関係を把握
・お店とお店の移動距離、移動時間を考える

↓↓↓↓

その上で、一番効率のいいルートを自分の中で考える

ステップ(2)

取材に行くお店のすべての定休日を把握しておく。

ステップ(1)で考えた、お店の場所と定休日などを考慮して、お店ごとに、いつ取材に行きたいかをあらかじめ決めておく。

決めるときのポイントは、

  • レストランなどの飲食店はオープン前、ランチ時12〜14時、夕飯時期19時前後は忙しい。
  • 飲食店は15時〜18時くらいが一番時間を取ってもらいやすい(店によってはオープン前)
  • カフェはけっこう融通が利くので、ピーク時以外は調整してもらいやすい。
  • 神社仏閣、雑貨店も時間に融通が利くので(担当者次第ですが)、アポ入れは最後に回して、空いた時間にまわれるように調整する。

以上のことを考えて、飲食店なら定休日以外の15時から取材をお願いしようなど、ある程度目星をつけます。

パン屋さんの場合、パンがたくさん揃っている写真が撮りたいので、パンが全部焼き上がる時間帯を確認したりします。

その上で、各お店の行きたい日時をある程度、自分の中で決めておきます。

事前準備が出来たら、ようやくアポ入れ

ここまで準備が出来たら、ようやくアポ入れです。

  1. 電話をかけるときにも、上記の忙しい時間帯を避けるようにします。ホームページなどで確認して、問い合わせ先が載っていたら、先にメールをするのも良いと思います。
  2. 電話では、◎月×日午後◆時から1時間くらい取材をさせてほしいと、まずはこちらの希望を伝えます。
  3. それが難しかった場合、自分の立てたスケジュールの中で、ほかに移動できそうな日を次に提案します。
  4. それでも難しい場合は、お店の都合のいい日程、時間をいくつか教えてもらって、「他のお店との調整があるので、いったん検討させてください」と言って、電話を切ります。
  5. 他のお店のアポ入れをすすめながら、パズルを組み合わせるように、それぞれがうまくはまるところを探し、調整します。

そうして1日5軒アポ入れが完了したときの達成感たるや。これでライターの仕事は半分くらい終わったようなもの。というくらいの清々しさが待っています。

取材は1日5軒くらいまとめてガッとして、あとは原稿執筆をするという風にした方が、効率よく作業を進められます。取材日が増えれば増えるほど、時間も手間もかかり、大変なことになるので、なるべくなら同じ日にまとめられるように最後の最後まで調整していました。

ラーメン店特集とか、高級和食店特集とかあった日には、希望の時間帯がかぶりまくるので、本当に大変!…が、ここは実は交渉次第でなんとかなったりするので、ここが腕の見せ所。

どうしても行きたい時間の取材が難しいときは、料理だけ普通のお客さんとして提供してもらい(お客様としていくぶんには先方にもそれほど迷惑にならない、支払いもする)、先に店の隅で撮影だけ済ませておき、手が空いた時間に店主に話を聞かせてもらう(取材する)ということができないか確認をしていました。

このアポ入れ術は、取材以外にも応用が利きます。たとえばクライアントさんと打ち合わせの日程を決めるとき。

いつにしましょうか?

とざっくり投げるのではなく、取材のアポ入れ同様「◎月×日もしくは、◎月△日の午後◆時から2時間くらい」と具体的な日時を提示した上で、ご都合いかがでしょうか?とメールします。

いつにしましょうか?

といわれたら、「あ、いつでもいいのか」と思って、こちらの希望日時をメールすると、「スミマセン、その日はあいにく出かけておりまして」とか返信が来たりして。

「なら、先にそれを言ってくれ〜!」といっつも思うんですよねぇ。このメールのやり取り1回分丸々ムダだったよねって。

取材当日

お店の人には、通常業務でものすごい忙しいところに、わざわざ取材をする時間を取っていただくので、現場でも効率よく動けるように配慮していました。

そのために、あからじめ店内写真はどこから撮るか、事前に調べて決めておく。料理を撮影したい場合は、どの料理を撮影したいかお願いしておく。聞くべきことをまとめておく、などなど。

雑誌やガイドブックは、1軒のお店につき文字数150字〜200文字と少ないので、だらだらと話を聞いても書ききれない。記事のボリュームや構成でこの辺は変わりますが、いろんなお店がたくさん載っているガイドブック系なら、撮影と取材と合わせて1軒30分を目安にスケジュールを組んでいました。

WEB用のコンテンツなら、サイトにもよるけれど、写真も多いだろうし、また変わります。

●子どもと一緒に楽しむ京都(取材・記事執筆・写真撮影担当)

●店舗開業されたお客様の声(取材・記事執筆担当)

上記の取材のときは、長くてもお店での滞在時間は1時間を目安にしていました。それ以上長くなりそうなら、担当の方はお話を聞かせてもらったら通常業務に戻ってもらって、私一人で残りの撮影をするなど。とにかく取材相手に負担のないように。

あと、食事などを無料で提供してもらったら、雑貨を買って帰るとか、何かお金を落とせるようにもしていました。もちろん全部は無理なのですが。パン屋さんなら、パンを買うし、雑貨屋さんなら気に入った雑貨を買うなど。

なので、余談ですが、パンも雑貨も大好きなので、パン屋さん特集、雑貨特集の記事の取材のときは、取材に行くたびに買い過ぎて原稿料がなくならないようにするのが大変なのですが(最後にはもうお金持たずに行くようにしたりして)

というわけで、私流のやり方ですが、何か参考になれば幸いです!

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この記事を書いた人

江角悠子

1976年生まれ。京都在住の文筆家・編集者、ときどき大学講師。ブログでは「ふだんの京都」をお伝えするほか、子育てエッセイも。コーヒー・旅・北欧・レトロ建築をこよなく愛す。

\「ライターお悩み相談室」を開催/

フリーライター歴12年のわたくし江角が、毎回違ったゲストを招いて、ライター業に関するさまざまな疑問、お悩みの相談にのっています。

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